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一、档案整理基本概念

案卷:互有联系的若干文件组合装订而成即为案卷,它是档案归档的基本单位。案卷包含封面、卷内目录、文件内容和封底。

文件:案卷中的每一份独立的材料称为一个文件。

(1)发文:行政机关等单位在行政管理活动或处理公务活动中产生的,严格按照法定程序和规范格式制定的文件。包括学校发文和上级单位发文,发文文件与其文号一一对应,具有唯一性。学校发文包含文件正文、正文附件、发文稿和发文稿中的相关附件签报。归档年度内本单位所有的发文和重要签报都要归档。

(2)收文:单位部门收到上级机关下发的需要办理或普发性的文件(即上级来文)。上级来文中,针对本校的指令性、指导性文件为主要归档对象。

二、档案整理原则

档案整理要保持文件之间的历史联系,充分利用原有的基础,便于档案的保管和利用。文件整理要在来源、时间、内容和形式等方面保持相关性。

文件来源是文件的形成单位,它反映文件的重要程度和部门的职能活动,是文件之间的首要联系。

文件是围绕特定问题产生的,文件形成者的特定活动构成文件在内容方面的联系。针对同一问题的材料放在-起,有利于保持文件内容上的完整性,是文件之间最紧密的联系。

时间指文件形成时间,文件按照年度划分,同一年度的文件放在一起,并依先后顺序排列,有助于系统了解和掌握文件形成的历史阶段及背景。

形式指文件的文种和载体形式等,整理时要考虑文件的文种和载体。

三、档案整理程序

档案整理包括档案分类、组卷、文件排列和编目。

(一)档案分类

档案分类是按照文件材料的来源、时间、内容和形式上的异同,把所收集积累的文件材料分成若干类别的工作。

具体做法:分年度——分问题——分保管期限(和密级)

l、文件材料按其形成或针对的年度分类,根据文件材料的不同时间,分别归入不同年度。

文件的形成时间与内容涉及的年度不一致,以文件内容针对的年度为准。对于有多个时间的文件一定要以文件内容针对的年度为主,如,计划、预算、会议等文件归入开始年度,总结、决算等文件归入结束年度;

跨年度文件材料的具体分类法是:

(1)跨年度处理完毕的文件,归入办理结束或结案的年度;

(2)当年度写成的文件,次年年初批准或发布的,放在批准、通过的年度立卷;

(3)跨年度的请示与批复,来文与复文,归入批复年度;

(4)年度计划、总结、报表、预算等放在针对年度;跨年度的规划、计划,一般归入文件内容针对的第一个年度;跨年度的总结、报告,归入文件内容针对的最后一个年度;计划与总结写在一起的文件,应按文件内容的主次和中心来确定;

(5)跨年度会议文件,一般归入会议开幕年度;

(6)批准或转发文件,应按批准、转发时间立卷。被批转的文件原件在拟稿人单位的,仍按原来文件的形成年度立卷;

(7)纪念性和回顾性文件,放在写成年度立卷;

(8)跨年度的非诉讼案件材料,应归入结案年度;

(9)法规性文件归入公布或批准年度;

(10)跨年度处理的专门案件和来往文书等可以放入关系最密切的年度或最后结案年度。

2、文件年度理顺后,按其内容所反映的问题、事务分类。

3、最后将文件材料按照规定的不同保管期限和密级分类。

档案保管期限分为永久、长期和短期三种,不同保管期限的归档文件应分开组卷。(详见归档范围中保管期限表)

档案的密级分为绝密、机密和秘密,不同密级的归档文件应当分别组卷。

(二)组卷

组卷是将分类后的文件材料按照不同特征集合在一起,使之分级适当,类型鲜明,年度一致,保管期限准确,形成档案的归档单位——案卷。案卷包含封面、卷内目录、案卷内容和封底,厚度不超过2cm。

组卷方法:文件按照问题、名称、作者、时间、地区、收发文机关六个特征灵活组卷。

l、问题特征。一般的文件按问题特征组卷。

(1)结合文件的作者、名称、时间、收发文机关及地区特征,把同一问题(同一事情或相关事情)的文件组成一卷,即“一事一卷”:

(2)同一问题的请示与批复、转发件与原件放在一起;

(3)学校管理和业务活动形成的业务文件、调研材料等,一般按单一问题组合。

2、文种特征。综合性的文件可按文种、年度进行组卷。这种方法主要应用于:

(1)会议文件,按会议的名称、届次(时间)组合。根据文件的数量,可以一会一卷,也可以一会数卷、数会一卷(如第一季度、1-3月等);

(2)工作计划、总结,按年度、部门(责任者)或名称组成一个或多个案卷

(3)工作简报,按名称或期号组卷。

(三)文件排列

文件排列是文件分类组卷后,卷内文件按一定的顺序进行排列。

具体方法:

(1)卷内文件材料按照重要程度、形成单位和时间顺序进行排列,重要的文件材料排前,一般性文件材料排后。

(2)结论性文件在前,过程和依据性文件在后。

(3)密不可分的文件材料应放在一起归档,其排列顺序为:批复、批示在前,请示、报告在后;正件在前,附件在后;正本在前,定稿在后;定稿在前,历次重要讨论稿在后;转发件在前,被转发件在后;上级通知在前,上报材料在后:打印件在前,原稿在后;结论性材料在前,依据性材料在后。

(4)本单位形成的文件材料排前,外来的文件材料排后。

(5)文字材料在前,图表在后,基建图纸按图的类别序号排列。

(6)其它文件材料按时间顺序排列。

(7)竖向版面文件标题朝上对齐;横向版面文件标题朝左对齐排列。

(四)案卷编目

案卷编目包括编制页码、编制和录入案卷标题、编制和录入卷内文件标题、填写备考表。

(1)编制页码。以卷为单位,按先后顺序编页码,有书写内容的页面,均要页码,一页一号,正面编在右上角,反面编在左上角。

(2)编写卷内目录。按卷内文件排列顺序编写每份文件材料的文号、题名、时间、页号等。

(3)填写备考表。案卷封底页有案卷备考表,填写文件在归档过程中需要说明的内容,立卷人、检查人和立卷时间均要填写完整。

(五)案卷移交

所有案卷整理完成后,归档单位要向档案馆移交档案。移交时,案卷目录一式两份,案卷清点无误后,移交单位和档案馆人员在案卷目录上签字,各执一份。由归档部门和档案馆各自保存。

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