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一、档案收集原则

凡是反映本部门工作活动,办理完毕、具有查考和利用价值的各种形式和载体的文件均需要收集归档。

二、档案收集方法

1、平时收集。文书、业务部门工作人员文件处理完毕后,应及时向本部门兼职档案人员移交。

(1)预立卷。将同一大类的文件分别放在不同的文件夹中。

预立卷类目是归档部门参照《上海体育学院归档范围和保管期限表》,结合本部门当年工作计划和上年度归档情况编制的平时拟归档文件材料的目录,是预立卷工作的核心和依据。预立卷类目既要反映本部门常规工作的各个方面,又要突出年度工作的重点。

预立卷类目由类别、序号和条款组成。类别指的是文件材料的类属名称,按归档单位命名,如:“院长办公室”、“组织部”、“宣传部”等。条款指的是预先拟制的互有联系的一组文件材料的概括题名,要简洁明了地概括、反映文件材料的作者、内容和文种。预立卷类目还要依次设置条款序号。

各部门兼职档案员应根据本部门归档类目所列条款,为每一条款准备一个卷夹,在卷夹封面和卷脊上注明条款序号和条款名称,依次排放,以备文件材料归卷。

依照预立卷类目,及时将已经处理完毕的文件材料分门别类,依次入卷,并登记在文件登记簿上,以备查找。对外发文应在文件发出时,同时将底稿和一至二份存本归卷。

文件材料归卷时,应注意检查页数、附件等是否齐全完整,文书处理程序是否完成(有无漏阅、漏签),处理的来龙去脉是否注明,遇有不明之处及时询问承办人。

不属于归档范围的文件材料,另行存放。

每年年终或次年年初,兼职档案员要根据上年的文件材料归档情况、下年度的工作计划以及下年度安排的重大事项,对预立卷类目和卷夹准备作适当修改与调整,使预立卷工作日臻完备。

(2)收发文登记。上级来文要做好收文登记,下发文件做好发文登记,清楚文件流向。及时催促承办人归还已办理完毕的文件材料,外借文件最好使用复印件,原件用以保存归档。

2、查阅部门大事记和年终总结。适用于院系等不明确归档内容的部门。单位年终总结和大事记可以作为归档依据,其中写明的大事要事均要归档。

3、即时归档。各单位举办的大型会议、大型活动,例如代表大会、教学工作会议或校庆活动等,相应材料在活动结束后应当立即归档。

三、归档文件质量要求

l、接收归档的文件必须是原件,签发稿手续要完备,落款及日期无遗漏,并盖有公章,发文号不能重复;

2、文件的起草、修改、核稿、签发,批示等都应使用蓝黑墨水或墨汁书写,不能采用铅笔或圆珠笔。

3、传真件要进行复印,领导签发内容须签发在复印件上;

4、归档文件应完整、成套(如:请示必须有批复等)和准确;

5、文件用纸应统一规格,字迹要端正。

四、不归档文件材料范围

1、上级机关普发供参阅、不办的文件材料

2、上级机关发来供工作参考的抄件

3、上级机关征求意见未定稿的文件

4、重份文件

5、无查考利用价值的事务性、临时性文件

6、未经会议讨论、未经学校领导审阅、签发的未生效文件、电报草稿,一般性文件的历次修改稿,铅印文件的历次校对稿(学校主要领导人亲笔修改稿和负责人签字的最后定稿除外)

7、从正式文件、电报上摘录的供工作参阅的非证明材料

8、无特殊保存价值的信封,一般性表态、询问一般性问题、提出一般性建设性意见的人民来信

9、学校内部互相抄送的文件材料,不履行公文职能的行文、介绍信

10、本校负责人兼任外机关职务形成的与本校无关的文件材料

11、为参考目的从各方面收集的文件材料

12、非隶属机关抄送的不需办理的文件材料

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