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一、档案实体分类

根据国家教委下发的《高等学校档案实体分类法》、《高等学校档案工作规范》(教办[1993]429号文),高校档案实体分为以下十大类:

1、党群类:DQ

2、行政类:XZ

3、教学类:JX

4、科研类:KY

5、产品类:CP

6、基建类:JJ

7、设备类:SB

8、出版类:CB

9、外事类:WS

10、财会类:CK

根据我校的实际情况,实体分类还有以下七类:

1、干部人事档案类:RS

2、学生档案类:XS

3、声像类:SX

4、实物类:SW

5、人物类:RW

6、资料类:ZL

7、死亡类:YG

二、上级来文

归档单位:最终收文单位、文件办理单位。

归档范围:上级有关工作指导万面的文件和与上海体育学院有关的文件。

上级来文包含:文件处理单、正文、附件。

整理方法:

上级下发需要办理或上报的文件,学校正式发文上报办理结果,学校发文在前,上级文件在后;一般性填报类文件,办理结果附在上级文件后面。

上级有关我校请示的批复发文,上级批复在前,我校请示在后。

三、校内发文

归档单位:发文单位。

归档范围:本部门所有的发文。

整理方法:文件排列顺序:正文、附件、发文稿、相关签报、签报附件。其中正文在落款处盖章,印章与落款一致。发文稿在签发处和发文单位加盖对应印章,签报在签报单位和主送单位处加盖对应印章。

请示类发文:我校对上级的请示发文,如果上级有批复,放在上级批复后面归档。如果上级没有批复,归入资料类。

四、重大会议(活动)

归档单位:承办单位归档、如果是联合举办,主办单位负责归档。

归档范围:

1、会议(活动)议程、讲话发言稿、交流材料;

2、会议(活动)的录音、录像、照片、播放的PPT(归入声像类);

3、签名簿、礼品等(归入实物类)。

整理方法:会议议程、发言稿和交流材料组卷归档。

五、各类校级以上的竞赛(活动)

归档单位:竞赛(活动)承办单位、如果是联合举办,主办单位负责归档。

归档范围:

1、竞赛(活动)通知;

2、竞赛(活动)过程中形成的各类书面、音像材料;

3、获奖名单;

4、获奖成果。

整理方法:获奖名单、过程中的书面材料和竞赛通知需要组卷归档,获奖最终名单放在最上面,过程材料随后,竞赛通知放于最后。

六、校级以上评奖文件

归档范围:评奖通知、上报材料、评奖结果的通知。

整理方法:评奖结果通知放在最上面,上报材料随后,评奖通知放于最后组卷归档。

七、电子文件

归档范围:

1、各类纸质文件的电子版;

2、重大会议(活动)的照片、录音和录像;

3、会议多媒体演示系统及内容;

4、展览或宣传画册的电子版材料;

5、本科生、研究生毕业时采集的电子数码照片;

6、历届毕业生集体合影。

八、实物归档

归档范围:

1、获市级以上的先进集体、先进个人奖状、证书、奖杯、奖牌、奖旗等;

2、各类活动中馈赠的礼品等;

3、各类字画。

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