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二、行政类档案归档范围和保管期限表
 
(一)学院办公室(院办XZ11)
类 别 序号 类目名称 保管期限
行政(XZ) 1 上级机关有关高校行政管理的综合性文件材料(针对本校及重要的) 永久
2 以本校名义发布的决定、办法、指示、批转、通报、通知、院字、院办字文件 永久
3 本校工作简报、信息、动态、一周安排等 永久/长期
4 本校领导在校内讲话稿及参加校外重大会议、重要活动发言稿  
(1)重要的 永久
(2)一般的 长期
5 本校全校性的规章制度、管理办法 永久
6 本校年度、学期工作计划、报告、总结、年报、综合统计 永久
7 本校综合评估材料 永久
8 本校向上级机关的请示及其批复  
(1)有批示、批复或明确答复并实施了的 永久
(2)没有批示、批复或明确答复的 长期
9 本校有关全校性工作的调查材料和经验总结 永久
10 省级以上领导及地区政府主要领导视察本校的讲话、报告、题词、照片、录像和录音材料  
(1)重要的 永久
(2)一般的 长期
行政(XZ) 11 本校全校性工作会议、表彰会、座谈会文件  
(1)请示、批复、通知、名单、日程、讲话、总结、决议、决定、纪要、报道 永久
(2)典型材料、代表发言、交流材料、简报 长期
12 本校院长办公会会议记录、会议纪要 永久
13 本校统计年报、年鉴、历史沿革、综合情况介绍 永久
14 本校大事记 永久
15 本校教育事业规划、计划及请示与上级批复 永久
16 院务委员会委员、学术委员会名单、会议记录、纪要 永久
17 启用印章的文件及印模、作废公章 永久
18 本校与外单位的合同、协议、往来函件、会议材料等文件材料  
(1)重要的 永久
(2)一般的 长期
19 本校校史工作文件材料 永久
20 本校校庆工作材料  
(1)重要的 永久
(2)一般的 长期
21 本校校友会工作文件材料 长期
22 本校院长办公室的工作计划、总结及岗位职责 长期
23 获先进集体和先进个人的名单和事迹材料  
行政(XZ)   (1)省市级及以上 永久
(2)校级 长期
24 校领导受理的群众来信来访及处理材料  
(1)有校领导重要批示和处理结果的 永久
(2)其他处理结果的 长期
25 涉及本校的法律纠纷及相关案件材料 永久
26 本校有关电话总机改建的计划、规划、报告等 长期
27 本校有关电话总机改建的协议、合同、图纸等 长期
28 本校总机其它有关材料 长/短
实物(SW) 1 获市级以上的先进集体、先进个人奖状、证书、奖牌;重要人物题词、字画;与外单位往来礼品、纪念品等实物材料 永久
声像(SX) 1 反映重大活动的照片、录音、录像材料 长期
2 各类会议多媒体演示系统及内容 长期
3 展览或画册的电子版材料 长期
       
       
(二)人事处(XZ12)
类 别 序号 类目名称 保管期限
行政(XZ) 1 上级机关关于人事工作的文件材料(针对本校及重要的) 永久
2 本校人事部门年度工作计划与总结、报告、调查材料、会议记录等 永久
3 本校人事工作规章制度、管理办法、岗位职责 长期
4 本校教职工处分和复查、撤销处分的文件材料  
(1)受警告(不含警告)以上处分的 永久
(2)受警告(含警告)以下处分的 长期
5 关于机构、编制规划、计划等报告、请示及上级批复 永久
6 以本校人事处名义上报、下发的文件 永久
7 本校教职工名册 永久
8 本校教职工年度考核统计汇总材料 永久
9 本校教职工的录用、招聘、调入、调出、复员转业军人安置的转移行政关系介绍信、商调函、协议、审批表、存根以及军烈属名册等有关材料 永久
10 本校教职工校内调动、转编材料 永久
11 本校教职工退职、离职审批表、退工单等文件材料 永久
12 本校实行聘用制和人事代理制合同等材料 长期
13 本校教职工工资变动、起、停、扣发、补发等的请示、批复、通知、工资审批汇总表、标准名册 永久
14 本校人事、劳资等工作统计报表  
  (1)本校人事统计报表 永久
行政(XZ)   (2)本校工资及其它报表 长期
15 本校教职工、离、退休福利工作材料  
(1)关于养老保险材料 长期
(2) 关于体残、工伤、死亡、抚恤等规定、通知 长期
16 本校师资培养、管理工作计划、规定、总结、通知、通报 永久
17 本校教职工评定与聘任专业技术职称批文、审批表、名册 永久
18 本校教职工在职攻读硕士研究生、博士研究生和博士后以及以同等学力申请学位的报告、协议、审批表等 永久
19 本校教职工援外、支援边远地区文件材料 长期
20 本校访问学者、教师进修计划、安排、总结、毕业证、结业证登记册、协议等文件材料 永久
21 本校聘请客座教授、兼职教授的协议、审批表等工作材料  长期
22 本校各类评优、报奖推荐报告、批复及证书复印件 永久
23 本校博士后科研流动站工作有关文件材料 长期
24 本校员工所犯案件的调查、处分结论、平反、复查处理结论及上级批复、判决书等 永久
外事(WS) 1 出国留学基金申报材料 长期
2 本校出国进修、留学人员取得学位及各类证书复印件 永久
3 上级邀请、聘请外籍人士的计划、批复、来往函件 永久
4 本校授予外籍和境外人士名誉、职务、学位、称号的材料 永久
实物(SW) 1 获市级以上的先进集体、先进个人奖状、证书、奖牌;重要人物题词、字画;与外单位往来礼品、纪念品等实物材料 永久
声像(SX) 1 反映重大活动的照片、录音、录像材料 长期
声像(SX) 2 各类会议多媒体演示系统及内容 长期
3 展览或画册的电子版材料 长期
       
       
(三)退管会(XZ12)
类 别 序号 类目名称 保管期限
行政(XZ) 1 本校退休工作计划、总结、情况统计 长期
2 本校教职工离退休及有关荣誉证书授予的工作材料 长期
3 本校离、退休教职工名册 长期
4 本校退休工作会议记录、简报 短期
5 本校有关送温暖、帮困工作材料 长期
实物(SW) 1 获市级以上的先进集体、先进个人奖状、证书、奖牌;重要人物题词、字画;与外单位往来礼品、纪念品等实物材料 永久
声像(SX) 1 反映重大活动的照片、录音、录像材料 长期
2 各类会议多媒体演示系统及内容 长期
3 展览或画册的电子版材料 长期
       
       
(四)监察处、审计处(XZ13)
类 别 序号 类目名称 保管期限
行政(XZ) 1 上级机关关于监察、审计工作的文件材料(针对本校及重要的) 永久
2 本校监察、审计工作的规章制度、管理办法、岗位职责 长期
3 本校监察、审计工作计划与总结、情况反映、综合汇报材料 永久
4 本校监察、审计工作统计年报及重要统计材料 永久
5 以本校监审工作名义上报、下发的文件 永久
6 上级审计部门调研、检查、巡视本校纪检工作的文件材料 长期
7 本校审计项目、情况、结论及请示、批复 长期
(1)重要的 永久
(2)一般的 长期
8 本校监察、审计工作重要会议记录 长期
实物(SW) 1 获市级以上的先进集体、先进个人奖状、证书、奖牌;重要人物题词、字画;与外单位往来礼品、纪念品等实物材料 永久
声像(SX) 1 反映重大活动的照片、录音、录像材料 长期
2 各类会议多媒体演示系统及内容 长期
3 展览或画册的电子版材料 长期
       
       
(五)武保处(XZ14)
类 别 序号 类目名称 保管期限
行政(XZ) 1 上级机关关于武装、军训、人防等工作的文件材料(针对本校及重要的) 永久
2 本校武装保卫工作的规章制度、管理办法、岗位职责 长期
3 本校武装保卫部门年度工作计划与总结、调查报告 永久
4 本校武装保卫工作统计年报及重要报表 永久
5 本校武装保卫工作简报 长期
6 有关学生军训工作计划、总结、简报、重要通知、规定及奖惩材料等 长期
7 本校在读学生入伍及返校材料 长期
8 本校学生退伍军人名册 永久
实物(SW) 1 获市级以上的先进集体、先进个人奖状、证书、奖牌;重要人物题词、字画;与外单位往来礼品、纪念品等实物材料 永久
声像(SX) 1 反映重大活动的照片、录音、录像材料 长期
2 各类会议多媒体演示系统及内容 长期
3 展览或画册的电子版材料 长期
       
       
(六)后勤服务中心(XZ15)
类 别 序号 类目名称 保管期限
行政(XZ) 1 上级机关关于后勤服务管理工作的文件材料(针对本校及重要的) 永久
2 本校后勤服务管理工作的规章制度、管理办法 长期
3 本校后勤服务管理工作的计划与总结、规划、调查报告 永久
4 本校后勤服务管理工作的重要会议记录 长期
5 本校后勤部门上报、下发的文件(后勤中心党、政等) 长期
6 本校后勤工作和有关单位签订的合同、协议等  
(1)重要的 永久
(2)一般的 长期
7 本校后勤服务管理工作有关专题调查及统计材料 永久
8 本校后勤有关校园管理工作的材料 长/短
9 本校后勤有关汽车运输工作的材料 长/短
10 本校后勤有关饮食工作的材料 长/短
11 本校后勤有关宿舍管理工作的材料  长/短
12 本校后勤有关修缮工作的材料 长/短
13 本校后勤有关综合经营工作的材料 长/短
14 本校后勤有关教育超市工作的材料 长/短
15 本校后勤工作的预决算、验收等材料 长期
行政(XZ) 16 关于防震、防汛、三废治理工作的文件材料 长期
17 爱国卫生、公费医疗、保健工作计划、总结、规定、通知等 长期
18 师生员工健康状况调查材料及统计表 永久
实物(SW) 1 获市级以上的先进集体、先进个人奖状、证书、奖牌;重要人物题词、字画;与外单位往来礼品、纪念品等实物材料 永久
声像(SX) 1 反映重大活动的照片、录音、录像材料 长期
2 各类会议多媒体演示系统及内容 长期
3 展览或画册的电子版材料 长期
       
       
(七)图书馆(XZ16)  
类 别 序号 类目名称 保管期限
行政(XZ) 1 上级机关关于图书工作的文件材料(针对本校及重要的) 永久
2 本校图书馆规章制度、管理办法、岗位职责 长期
3 本校图书馆年度工作计划、总结、报告、重要会议记录 永久
4 本校图书馆概况、发展规划、藏品目录、统计及统计年报 永久
5 本校图书馆设备、图书添置计划、请示与批复 长期
6 本校图书馆与外单位的重要往来函件、合同协议  
(1)重要的 永久
(2)一般的 短期
实物(SW) 1 获市级以上的先进集体、先进个人奖状、证书、奖牌;重要人物题词、字画;与外单位往来礼品、纪念品等实物材料 永久
声像(SX) 1 反映重大活动的照片、录音、录像材料 长期
2 各类会议多媒体演示系统及内容 长期
3 展览或画册的电子版材料 长期
       
       
(八)档案馆(XZ16)  
类 别 序号 类目名称 保管期限
行政(XZ) 1 上级机关关于档案工作的文件材料(针对本校及重要的) 永久
2 本校档案馆规章制度、管理办法、岗位职责 长期
3 本校档案馆年度工作计划、总结、大事记 永久
4 本校档案馆概况、发展规划、统计及统计年报表 永久
5 本校档案检索工具、档案编研资料 长期
8 本校档案馆指南、全宗介绍 永久
9 本校档案销毁清册 永久
10 学生档案转递存根、回执单 长期
实物(SW) 1 获市级以上的先进集体、先进个人奖状、证书、奖牌;重要人物题词、字画;与外单位往来礼品、纪念品等实物材料 永久
声像(SX) 1 反映重大活动的照片、录音、录像材料 长期
2 各类会议多媒体演示系统及内容 长期
3 展览或画册的电子版材料 长期
       
       
(九)后勤产业管理处(XZ17)
类 别 序号 类目名称 保管期限
行政(XZ) 1 上级机关关于后勤产业管理工作的文件材料(针对本校及重要的) 永久
2 本校后勤产业管理工作的规章制度、管理办法 永久
3 本校后勤产业管理工作的计划与总结、规划、调查报告 永久
4 本校后勤产业管理工作的重要会议记录 长期
5 本校后勤产业管理部门上报、下发的文件 长期
6 本校后勤产业管理工作中与有关单位签订的合同、协议书 长期
7 本校后勤产业管理工作统计报表 永久
实物(SW) 1 获市级以上的先进集体、先进个人奖状、证书、奖牌;重要人物题词、字画;与外单位往来礼品、纪念品等实物材料 永久
声像(SX) 1 反映重大活动的照片、录音、录像材料 长期
2 各类会议多媒体演示系统及内容 长期
3 展览或画册的电子版材料 长期
       
       
(十)信息技术中心(XZ18)
类 别 序号 类目名称 保管期限
行政(XZ) 1 上级机关关于网络信息工作的文件材料(针对本校及重要的) 永久
2 本校网络信息工作的规章制度、管理办法、岗位职责、会议记录 长期
3 本校网络信息年度工作计划与总结、统计报表及全校网络化建设规划 永久
4 本校有关信息化工作的重要报告、请示、批复 长期
5 本校信息技术中心与有关单位签订的文件、合同、图纸等材料 永久
6 本校信息技术中心有关统计报表 长期
实物(SW) 1 获市级以上的先进集体、先进个人奖状、证书、奖牌;重要人物题词、字画;与外单位往来礼品、纪念品等实物材料 永久
声像(SX) 1 反映重大活动的照片、录音、录像材料 长期
2 各类会议多媒体演示系统及内容 长期
3 展览或画册的电子版材料 长期
       
       
(十一)二级学院行政综合(XZ19)
类 别 序号 类目名称 保管期限
行政(XZ) 1 上级机关关于本单位工作的文件材料(针对本校及重要的) 永久
2 二级学院作计划、总结、报告 永久
3 二级学院会议记录、纪要、简报 长期
4 二级学院规章制度、开展重要学术活动的文件材料 长期
5 二级学院与国内外单位协作的材料 长期
6 二级学院有关获奖材料、统计年报及重要资料 永久
实物(SW) 1 获市级以上的先进集体、先进个人奖状、证书、奖牌;重要人物题词、字画;与外单位往来礼品、纪念品等实物材料 永久
声像(SX) 1 反映重大活动的照片、录音、录像材料 长期
2 各类会议多媒体演示系统及内容 长期
3 展览或画册的电子版材料 长期
       
       
(十二)竞校(XZ21)
类 别 序号 类目名称 保管期限
行政(XZ) 1 上级机关关于竞校工作的文件材料(针对本单位及重要的) 永久
2 竞校有关规章制度、管理办法 长期
3 竞校年度工作计划与总结、调查报告、统计报表 永久
4 以竞校名义上报、下发的文件 永久
5 竞校有关全校性、重要的会议记录 长期
6 竞校年度参加国内各类集训、竞赛的材料(名单、竞赛项目、成绩) 长期
7 竞校学籍管理材料(新生注册报到登记表、学生学籍卡、学籍变更材料、在校生名册) 长期
8 竞校就业工作材料 长期
9 竞校毕业生名册、去向 永久
10 竞校教学大纲、计划、方案 永久
11 竞校课程安排进度表、教师任课安排  长期
12 有关教学改革、院校联系、联合办班的合同、协议等材料 永久
13 竞校教研室、教师的工作总结、教学经验介绍等 长期
14 竞校各项目优秀运动员名单 永久
外事(WS) 1 竞校参加国际比赛、竞赛的文件材料  
(1)获奖的 永久
(2)其他的 长期
实物(SW) 1 获市级以上的先进集体、先进个人奖状、证书、奖牌;重要人物题词、字画;与外单位往来礼品、纪念品等实物材料 永久
声像(SX) 1 反映重大活动的照片、录音、录像材料 长期
2 各类会议多媒体演示系统及内容 长期
3 展览或画册的电子版材料 长期
       
       
(十三)科技园(XZ22)  
类 别 序号 类目名称 保管期限
行政(XZ) 1 上级机关关于本单位工作的文件材料(针对本单位及重要的) 永久
2 本单位的规章制度、管理办法 长期
3 本单位年度工作计划与总结、调查报告 永久
4 本单位的统计年表及重要资料 永久
5 本单位与外单位的协作(合同、协议)材料 长期
实物(SW) 1 获市级以上的先进集体、先进个人奖状、证书、奖牌;重要人物题词、字画;与外单位往来礼品、纪念品等实物材料 永久
声像(SX) 1 反映重大活动的照片、录音、录像材料 长期
2 各类会议多媒体演示系统及内容 长期
3 展览或画册的电子版材料 长期
       
       
(十四)中国兵乓球学院(XZ23)  
类 别 序号 类目名称 保管期限
行政(XZ) 1 上级机关关于本单位工作的文件材料(针对本单位及重要的) 永久
2 本单位的规章制度、管理办法 长期
3 本单位年度工作计划与总结、调查报告 永久
4 本单位的统计年表及重要资料 永久
5 本单位与外单位的协作(合同、协议)材料 长期
6 中国乒乓球学院理事会会议材料 永久
7 本单位开展各类学术活动的文件材料 长期
8 本单位接受外单位捐赠、各类基金等有关材料 长期
实物(SW) 1 获市级以上的先进集体、先进个人奖状、证书、奖牌;重要人物题词、字画;与外单位往来礼品、纪念品等实物材料 永久
声像(SX) 1 反映重大活动的照片、录音、录像材料 长期
2 各类会议多媒体演示系统及内容 长期
3 展览或画册的电子版材料 长期
       
       
(十五)教师教学发展中心(XZ24)  
类 别 序号 类目名称 保管期限
行政(XZ) 1 上级机关关于本单位工作的文件材料(针对本单位及重要的) 永久
2 本单位的规章制度、管理办法 长期
3 本单位年度工作计划与总结、调查报告 永久
4 本校教师培训工作材料 长期
5 本校教学研究活动材料 长期
6 本校教学测评工作材料 长期
7 本单位重要会议记录 长期
8 本单位的统计年表及重要资料 永久
9 本单位与外单位的协作(合同、协议)材料 长期
实物(SW) 1 获市级以上的先进集体、先进个人奖状、证书、奖牌;重要人物题词、字画;与外单位往来礼品、纪念品等实物材料 永久
声像(SX) 1 反映重大活动的照片、录音、录像材料 长期
2 各类会议多媒体演示系统及内容 长期
3 展览或画册的电子版材料 长期
       
       
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