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上海体育学院实物类档案管理实施细则
 

第一章  

第一条 为了加强对实物档案的管理和收集、整理工作,有效地保护和利用实物档案,依据《中华人民共和国档案法》和教育部27号令《高等学校档案管理办法》制定本细则。

第二条 本细则所称的实物档案,是指以便于保管的物质实体为载体,反映学校在教学、科研、管理、对外服务及社会交往等活动中的历史真实面貌,对学校和社会有珍藏和利用价值的特定物品。

第三条 实物档案管理是学校档案工作的一项重要内容,各单位负责档案工作的领导及兼职档案员,要认真做好实物档案的归档工作,保证学校在教学、科研、管理、对外服务及社会交往等各项活动中产生的珍贵的、有价值的实物档案完整的保存下来。

第二章 实物档案管理的基本原则

第四条 实物档案采取分级管理的原则。凡能够全面反映学校真实历史面貌具有保存和利用价值的实物档案,集中存放档案馆,反映学校局部面貌具有保存价值的实物档案存放各部门。

第五条实物档案的管理级别由档案馆确定;实物档案的归档工作由档案馆进行监督、检查和指导。

第六条实物档案属学校财产,任何部门不得违反实物档案分级管理的原则;任何个人不得把实物档案占为己有。

第七条凡属档案馆统一保存的实物档案,有关部门如有需要可以办理借出手续,但时间不得超过半年,借用实物档案的责任人必须保证实物档案的安全、完整,不得污损或遗失。

第八条实物档案必须科学管理,有序存放,并要编制系统、完整的案卷目录和检索工具,做到查找方便。

第九条 保存实物档案的库房要有必要的防护措施,其管理人员必须严格执行安全和保密制度。

第三章 档案馆馆藏实物档案的归档范围

第十条 国家、省、市各级领导及社会名流为学校所写的题词和赠送的字画等。

第十一条 学校及各学院、各职能部门不同时期的印章。

第十二条学校从事教学、科研、管理和对外服务各项活动(包括文艺、体育各种比赛)中获得的奖章、奖杯、奖牌、奖旗、奖状、奖励证书(省、部级及以上)。

第十三条 在国际交往中,国际友人赠送的纪念品,包括特制的纪念盘、纪念章、纪念币、纪念杯等。

第十四条 中外校友赠给母校的各种有保存利用价值,便于保管的特定物品(包括校庆接收的各种符合条件的纪念品等)。

第十五条学校根据特殊需要通过征集等方式获得的具有保存和利用价值的特定物品。

第十六条 反映学校不同阶段的校徽(牌、匾)、工作证、学生证、毕业证书、学位证书、纪念章等(样品)。

第四章 档案馆馆藏实物档案的整理与标识

第十七条 实物档案的整理与标识应严格按照归档要求、分类标准执行。

第十八条 分类编号

一级类目的设置与标识: 采用类目名称主词的汉语拼音的第一个字母“SW”,即“ShiWu(实物)”的缩写。

二级类目的设置与标识: 二级类目是对一级类目的细分,按实物档案的载体形式进行设置。二级类目的标 识,采用阿拉伯数字“双位制”。  

11奖状、荣誉证书类题词、字画

12奖杯、奖牌、奖盘、锦旗类

13礼品类

14题词、题字、字画类

15校徽(牌、匾)、印章类

16纪念品类

17其它类

第十九条档案馆馆藏实物类档案档号

全宗号+年度号+类目号(一级类目+二级类目)+实物编号

第五章 档案馆馆藏实物档案的归档方法与时间

第二十条 归档方法:

1、礼品、赠品、纪念品、字画、证章等实物,由部门兼职档案员或具体经办人移交归档。归档时间于次年六月底之前向档案馆移交。

2、对代表学院受省市级(含省市级)以上表彰的奖品类实物,由部门兼职档案员或具体经办人移交归档(集体荣誉的可根据实际需要,在部门保管利用一年后移交院档案馆)。

3、机构因变更、合并、撤销而失效的印章、校牌、匾等一般由学校办公室归档。

4、归档时需填写移交登记表一式二份,以备核查。

第二十一条 归档时间按自然年度进行归档,于次年六月底前移交档案馆。

第六章 档案馆馆藏实物档案的保管期限

第二十二条 上海体育学院实物档案一律为永久保存。

第七章   附 则

第二十三条 本细则自发布之日起执行。

第二十四条 本细则解释权归属上海体育学院档案馆。

 

                                       

 

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