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海体育学院声像类档案管理实施细则
 

声像档案是学校档案事业的组成部分,是学校教学活动和历史发展的真实纪录。为加强学校声像档案管理工作,提高声像档案质量,充分发挥声像档案作用。根据《中华人民共和国档案法》、《普通高等学校档案管理办法》、《高等学校档案工作规范》等法律、法规,制定我院声像类档案管理实施细则:

一、凡反映学校党群、行政、教学、科技、外事、基建、仪器设备、出版、校产等方面重大活动和历史发展过程中形成的具有保存价值的各种以音响、画面形象等方式记录的专门载体(照片、底片、录像制品、录音制品、磁盘、光盘、幻灯片、缩微胶片)及其相配套的文字材料均属声像档案。

二、声像档案必须实行集中统一管理,确保档案的完整、准确、系统和安全,便于开放利用。

三、声像档案工作必须纳入学校党政、教学、科研、外事等有关部门的管理制度中,与各项管理工作紧密结合,实行制作工作和建档工作同步管理。即制作人员接受任务与接收声像材料的档案要求同步。

四、归档的声像载体材料,必须对学校和社会当前与长远具有参考价值和凭证作用。

五、声像档案实行声像材料形成部门立卷归档制度。凡能形成声像材料的部门和单位均为归档部门,分工归口立卷。学校重大活动的声像材料、特别照片由学院办公室负责归档,广电教研室负责全院重大活动的录音、录像制品归档,其他由各有关部门归档。

六、声像制作人员要及时做好照片及底片的文字说明(包括内容、时间、地点、人物、制作者),其他的声像材料也要有相应的文字说明材料(原稿、定稿、长度、时间、内容间接、色彩、密级、制作单位、人员等)

七、兼职档案员须认真做好声像材料的平时积累工作,对收集上来的声像载体材料,按规定程序和要求进行系统整理后向档案馆移交。

八、档案馆负责业务指导、检查、督促,同时负责声像档案的接收(征集)、编目、排架、保管和利用工作。

九、声像材料形成部门应向档案馆办理移交手续,填写移交目录一式两份,各执一份备查。

十、综合管理材料归档时间为次年6月底以前,声像载体材料、照片档案完成后2个月内归档。

十一、按《高等学校档案部门业务建设规范》的规定程序对声像档案进行统计、鉴定和销毁工作。

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