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上海体育学院电子文件归档及管理暂行办法
 

第一章 总 则

第一条 为了规范上海体育学院电子文件的归档及管理工作,确保归档的电子文件完整、真实和安全,根据《中华人民共和国档案法》、教育部第27号令《高等学校档案管理办法》、国家档案局《电子文件归档语管理规范》等有关法律法规,制订本管理办法。

第二条 本办法适用于上海体育学院各职能部门、院系产生的电子文件的归档与管理。

第三条 本办法所称的电子文件是指在数字设备及环境中生成,以数码形式存储于磁带、磁盘或光盘等介质上,依赖计算机等数字设备阅读、处理,并可以进行网络传递的文件。

第四条 电子文件的真实性是指对电子文件的内容、结构和背景信息进行鉴定后,确认其与形成时的原始状况一致。

第五条 电子文件的完整性是指电子文件的内容、结构、背景信息和元数据等无缺损。

第六条 电子文件的有效性是指电子文件应具备的可理解性和可被利用性,包括信息的可识别性、存储系统的可靠性、载体的完好性和兼容性等。

第七条 背景信息是指描述电子文件生成的职能活动、电子文件的作用、办理过程、结果、上下文关系以及对其产生影响的历史环境等信息。

第八条 逻辑归档是指在计算机网络上进行,不改变原存储方式和位置而实现的电子文件向档案部门移交的过程。

第九条 物理归档是指把电子文件集中下载到可脱机保存的载体上,向档案部门归档的过程。

第十条 元数据是指描述电子文件数据属性的数据,包括文件的格式、编排结构、硬件和软件环境、文件处理软件、字处理和图形工具软件、字符集等数据。

第二章 电子文件管理的原则

第十一条 电子文件管理遵循以下原则:

(一)电子文件自形成时应有严格的管理制度和技术措施,确保其真实性、完整性和有效性。

(二)对电子文件的形成、收集、积累、鉴定、归档等实行全过程管理与监控,保证管理工作的连续性。

(三)明确电子文件的归档时间、范围、技术环境、相关软件、版本、数据类型、格式、被操作数据、检测数据等要求,保证归档电子文件的质量。

(四)归档电子文件同时存在相应的纸质或其他载体形式的文件时,应在内容、相关说明描述上保持一致。

(五)具有永久保存价值的文本或图形形式的电子文件,如没有纸质等拷贝件,必须制成纸质文件,归档时,应同时保存文件的电子版本和纸质版本。

(六)应保证电子文件的凭证作用,对只有电子签章的电子文件,归档时应附加有法律效力的非电子签章。

第十二条 电子文件的真实性、完整性和有效性的要求:

(一) 建立规范的制度和工作程序并结合相应的技术措施,从电子文件的形成开始不间断地对有关处理操作进行管理登记,保证电子文件的产生、处理过程符合规范。

(二)建立电子文件完整性管理制度,采取相应的技术措施采集背景信息和元数据。

(三)电子文件的处理和保存应符合国家的安全保密规定,针对自然灾害、非法访问、非法操作、病毒侵害等采取与系统安全和保密等级要求相符的防范对策,主要有:网络设备安全保证,数据安全保证,操作安全保证和身份识别方法等。

第十三条 各职能部门、院系对电子文件归档和管理工作的责任:加强对电子文件归档的管理工作的领导,将其纳入本单位的工作中,建立工作网络,将电子文件的形成及管理全过程纳入各级领导、电子文件形成部门和档案人员的职责范围。

第三章 电子文件的积累

第十四条 电子文件的积累的基本要求:

(一) 重要的电子文件定稿及其办理情况记录均应保留。

(二) 当工作处理过程只产生电子文件时,应采取严格的安全措施,保证电子文件不被非正常改动。同时,应及时采取备份措施,存储在能够脱机保存的载体上。

(三) 用文字处理技术形成的文本电子文件,收集时应注明文件存储格式、文字处理工具等,必要时同时保留文字处理工具软件。文本型电子文件以XML、RTF、TXT为通用格式。

(四) 用图像扫描设备获得的采用非通用文件格式的图像电子文件,收集时应将其转换成通用格式,如无法转换,则应将相关软件一并收集。扫描型电子文件以JPEG、TIFF为通用格式。

(五) 用计算机辅助设计或绘图等设备获得的图形电子文件,收集时应注明其软、硬件环境和相关数据。

(六) 用视频或多媒体设备获得的文件,以及用超媒体链接技术制作文件应同时收集其非通用格式的压缩算法和相关软件。视频和多媒体电子文件以MPEG、AVI为通用格式。

(七) 用音频设备获得的声音文件,应同时收集其属性标识、参数和非通用格式的相关软件。音频电子文件以WAV、MP3为通用格式。

(八) 对通用软件产生的电子文件,应同时收集其软件型号、名称、版本号和相关参数手册、说明资料等。专用软件产生的电子文件原则上应转换成通用型电子文件,如不能转换,收集时则应连同专用软件一并收集。

(九) 计算机系统运行和信息处理等过程中涉及的电子文件处理有关的参数、管理数据等应与电子文件一同收集。

(十) 电子文件应定期备份。

第十五条 电子文件的登记:

(一) 每份电子文件均应在《归档电子文件登记表》中登记。

(二) 《归档电子文件登记表》应与电子文件同时保存。

(三) 电子文件类别代码:T-文本文件;I-图像文件;G-图形文件;V-影像文件;A-声音文件;O-超媒体链结文件;P-程序文件;D-数据文件。

第四章 电子文件的归档

第十六条 电子文件归档范围参照纸质文件的归档范围,并应包括相应的背景信息和元数据。

第十七条 电子文件的归档时间,逻辑归档可实时进行,物理归档在下一年的5月份前完成。

第十八条 电子文件的归档要求:

(一) 电子文件形成部门应定期将经过鉴定符合归档范围的电子文件按档案管理的格式要求,上交档案馆存档,《归档电子文件登记表》一并归入。

(二) 电子文件形成部门对归档的电子文件应进行必要的鉴定,包括电子文件的真实性、完整性、有效性,划分密级,确定保管期限。 (三) 电子文件的保管期限和密级划分,参照国家纸质文件材料保管期限与密级划分的有关规定执行。电子文件的背景信息和元数据的保管期限应当与内容信息的保管期限一致。应当在电子文件的机读目录上逐件标注保管期限的标识。

(四) 电子文件归档时应检测硬件环境的有效性,软件环境的有效性及其相关软件、版本、数据类型、格式、有无病毒等情况。

(五) 对归档电子文件鉴定及检测情况应由归档部门负责人审核,填入《电子文件移交、接收检验登记表》。

第十九条 电子文件的归档:

(一) 文件形成部门对经过检测的电子文件进行必要的排列,连同机读目录、相关软件、其它说明通过网络或拷贝到光盘或磁盘向档案馆归档。

(二) 电子文件归档实行“双轨制”,即电子文件与相应的纸质或其他载体形式的文件并存,并在内容和相关描述上保持一致。

(三) 档案馆将带有标识的归档电子文件集中,拷贝到耐久性好的载体上,一式3套,一套使用,两套保管。

(四) 归档部门对归档的电子文件应至少保存一年。

第五章 电子档案的保管、统计

第二十条 电子档案存储与保管的要求:

(一) 存储电子档案应采用只读光盘、磁带载体、硬磁盘等,禁止使用软磁盘作为归档电子档案的长期载体。归档后的电子档案载体应设置成禁写状态。

(二) 存储电子档案的载体或装具应标有标签,注明全宗号、类别号、归档年度、盘号和档号。

(三) 存储电子档案的载体应有说明文件和归档电子档案目录信息。

1、 说明文件为文本文件,内容应包括全宗号、全宗名称、归档年度、制作人、检查人及检查时间。

2、归档电子档案目录为表格式文件,以子目录的形式存放在归档电子文件内。

(四) 电子档案存储载体每两年要机读抽检一次,抽检率不低于40%。

(五) 磁性电子档案存储载体每满两年,光盘载体每满四年应转存一次,原载体保留时间不少于4年。

(六) 电子档案载体的保管应采用专门的保护设备,直立存放在防光、防磁、防有害气体的装具中,温度控制在17~20℃;相对湿度控制在35%~45%。

第二十一条 电子档案的统计应按年度、以件为单位,按照国家档案局的统计项目进行统计。

第六章 电子档案的鉴定、利用和移交

第二十二条 电子档案的鉴定销毁的要求:

(一) 电子档案的鉴定销毁,参照纸质档案的规定和程序执行。

(二) 销毁保密的电子档案除履行审批手续外,如存储在不可擦的载体上,应连同存储载体一同销毁,并在网络中彻底清除。

第二十三条 电子档案的利用要求:

(一) 封存的电子档案不得外借。

(二) 未经批准任何人不得擅自复制电子档案。

(三) 保密电子档案的利用参照纸质档案的国家有关规定和办法执行。

第二十四条 电子档案形成单位每年第二季度向校档案馆移交,移交标准及要求按照《上海电子档案接收暂行规定》执行。

第七章 附 则

第二十五条 本办法由上海体育学院档案馆负责解释

第二十六条 本办法自公布之日起执行。

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