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上海体育学院档案管理实施细则
 

学校文件材料预立卷是学校档案管理的基础工作之一,是学校实行部门立卷制度的一个重要环节。规范学校文件材料预立卷工作,对学校立卷部门做好平时归卷工作,提高立卷质量,方便归档前的查找利用具有重要作用。依据《中华人民共和国档案法》《普通高等学校档案管理办法》《普通高等学校档案工作规范》(以下简称规范)等法律、法规,制定上海体育学院档案管理实施细则。

一、预立卷工作

(一)准备工作 按照《规范》的十大分类,档案兼职人员应制定(修订)好本部门的立卷类目。在当年初或上一年末,根据类目所列的各个条款,为每一条款准备一个卷夹,卷夹封面和卷夹的卷脊上抄写条款号和条款名称。然后将卷夹按顺序排号,并准备好收发文登记本,以备随时归卷和查找文件。

(二)收集工作 档案兼职人员应积极主动地催促承办人清退办理完毕的文件。对办理完毕、属于归档范围的文件材料,应做到办完一件收集一件。文件材料在办公部门中留存时间太长,遇上机构变化、人事变动、工作调整时,很容易散失。对于1.机关领导人公务活动形成的重要材料;2.从外机关带回的与本机关有关的未经文件处理登记的文件材料;3.临时性的大型活动,特别是跨部门举办的会议等,在活动结束时,应将归档的文件及时收集起来,做好收发文件登记工作。对承办人清退和借还的文件,要建立简便易行的手续。

(三)归卷工作 对收集来的各种文件材料,应逐件对以下各种情况进行检查:⒈同一事由的文件是否办理完毕,包括每份文件是否已完成公文处理的每个程序,是否是生效文件。⒉同一事由的文件是否收集在一起,文件的正本、定稿、附件等是否齐全完整。⒊文件材料的字迹、用纸是否符合归档要求。然后将文件按所属条款号“对号入座”,归入卷夹。同时,在收发文登记簿中标明相应预立卷条款编号,便于平时查找和利用。经过借阅归还的文件,亦应随时销帐归卷。对于不须归卷的文件材料,可以另备卷夹单独存放。

(四)修改与调整 事先编制的立卷类目难免会与实际形成的文件有出入,档案兼职人员可以在平时归卷过程中,根据文件的实际情况,随时修改或增补有关条款。增补的条款可以放在每类之后,按顺序使用,也可以酌情插补在有关条款的后面。

二、立卷归档工作

学院各部门在学期、年度工作结束后,档案兼职人员应在本部门预立卷工作的基础上,着手对文件材料进行合并、调整,以准备立卷归档工作。调整时,先检查已归卷的文件是否齐全完整。可对照收发文登记本检查文件清退情况,并动员各相关人员作一次清查。若未办完的文件,可以酌情转入下一年度立卷。同时还应检查卷内有无多余的重份文件及不需要立卷归档的文件材料。拣出不需归档的材料,另作暂存或登记销毁。

1.案卷文件数量一般不超过200页,文件数量较多可酌情分类。

2.拟稿、核稿和签发文件,一律使用碳素墨水和蓝黑墨水,严禁用铅笔、圆珠笔、红墨水、纯蓝墨水和复写纸;

3.归档的文件材料应使用统一规格A4或16开纸,装订时需右边和底边掇齐。

(一)卷内文件的排列

⒈批复在前,请示在后;

⒉正件在前,附件在后;(正件与附件,按一件计算)

⒊印件在前,定稿在后;(正本、定稿、历次修改稿应分别计算件数)

⒋重要法规性文件的历次稿依次排列在定稿之后;

⒌结论、决定、判决性文件材料在前,依据材料放后;

⒍其他文件材料,按时间顺序排列。

(二)立卷的要求

⒈应归档的文件材料齐全、完整;(如请示和批复、正文和附件是否缺失,包括音像材料)

⒉文件和电报按其内容的联系,合并整理、立卷;

⒊归档的文件材料,保持文件之间的有机联系,区别不同的价值,便于保管和利用。

(三)编页号

卷内文件经过系统排列后,无论单面或双面,只要有书写文字,均应一面编写一个页号;页号的位置在每面材料非装订线一侧的下角,统计页数,便于保护文件和方便查找利用。

(四)填写卷内目录与备考表

在每卷文件的最前面需要填写卷内文件目录,用以介绍卷内文件的成分与内容,便于查阅。

备考表是放在全卷文件最后,用来说明卷内文件的状况。若无说明,应将立卷人,检查人姓名、时间写上。检查人是立卷单位负责人。

(五)装订

对在装订线以外的有字迹或破损的文件材料,以及与本卷相关的照片、字条等,要进行加工、裱糊;对较大的表格,要适当地折叠;拆除文件材料上的金属物。采用三孔一线的方法装订。

(六)拟写案卷标题

注意结构完整。应准确概括卷内文件主要责任者、时间、内容、文种。(由档案兼职人员初步拟定,档案馆统一撰写)

(七)归档时间和手续

⒈党政类和综合性管理文件次年六月底前归档;

⒉教学类和其他各类材料完成一个培养周期[按(4+2)年计]当年寒假后归档; 注

⒊科研、基建项目和专题性、成套性材料,在项目完成通过鉴定验收后两个月内归档;

⒋会计档案归档时间一般在会计年度终了后,可暂由财务部门保管两年后,移交档案馆统一归档;

⒌干部档案管理按中组部《干部档案工作条例》执行;

⒍实物、人物档案归档工作按有关《实施细则》执行,随时接收;

⒎死亡档案的接收,按国家规定期滿五年,经整理登记造册后,移交档案部门统一保管。

⒏随时接收上级规定应接收的档案;

⒐移交档案必须履行手续,填写移交清单,一式两份,写明案卷标题,卷内文件页数,案卷数量,移交时间,交接双方必须签名盖章。移交前必须由部门负责人审阅、签字核定,然后移交档案馆。

10.捐赠档案的交接手续同第8条。

(八)记载大事记注意事项

部门档案兼职人员应根据本系部处室建设发展的变化,做好文件资料的收集积累,及时记载部门工作大事记,并从以下几方面加强注意:

⒈本部门的成立、撤消及变化情况;

⒉本部门召开的各种重要会议的日期、参加人数、中心议题、决议;

⒊本部门制订规章制度的名称;

⒋本部门的重大活动和作出的重大决定;

⒌上下隶属关系的变化及管辖或下属单位的名称、变化;

⒍上级领导同志来检查工作的重要活动情况;

⒎每年评选先进及相关情况的记载;

⒏报纸发表的本院、部门的重要新闻;

⒐本部门在工作中发生的其他重要事件。

注:培养周期(即一届学生入学到毕业为四年),教育部文件规定学生毕业后两年内可补修学分。

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