档案馆
首页馆情简介档案法规业务指导服务指南档案查询上体记忆大事记下载专区联系我们
档案法规
 国家档案政策法规 
 学校档案规章制度 
  学校档案规章制度
您的位置: 首页>档案法规>学校档案规章制度>正文
上海体育学院档案工作管理办法
 

第一章 总 则

第一条 为了加强学校档案工作,充分发挥档案作用,全面提高档案管理水平,有效地保护及利用档案为学校和社会服务,根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案实施办法》、《普通高等学校档案管理办法》(简称《国家教委6号令》)、《高等学校档案实体分类法》、《高等学校档案工作规范》(简称《分类法》《规范》)、《上海市档案条例》等法律、法规和规章制订本办法。

第二条 我院的各类档案,是指我院在教学、科研、党政管理以及其他各项活动直接形成的对学校和社会有保存价值的文字、图表、声像、磁盘、光盘等不同载体形式的历史纪录。

第三条 学校档案工作是办好学校的重要基础工作,是衡量学校教育质量和管理水平的一个重要标志,是评估办学水平的重要内容,是学校教学、科研、生产、党政管理的重要组成部分,是维护学校历史真实面貌的重要事业。学校必须把档案工作纳入学校整体发展规划,纳入管理制度,纳入有关人员职责范围,加强对档案工作的领导和管理。学校应做到各项工作与档案工作实行“四同步”管理,即布置、检查、总结、验收各项工作时,要同时布置、检查、总结、验收档案工作。在人员、经费、库房、设备等方面给于保证。

第四条 学校实行文件材料形成部门、课题组立卷归档制度。 学校各种门类,不同载体的档案必须实行集中统一管理,以确保完整、准确、系统和安全,便于开发利用。

第二章 体制和任务

第五条 学校档案工作接受国家体育总局、上海市教委的领导,同时接受国家档案局、上海市档案局的指导、监督和检查。

第六条 学校档案部门属科学文化事业机构。 它具有对学校档案工作的行政管理、 业务指导和对本院档案永久保存和提供利用的职能。

第七条 根据学校的实际情况,成立学校档案工作委员会或领导小组,研究决策档案工作重大问题和决定奖惩事项。

第八条 学校各系(部)、处、竞校、直属单位等部门(简称各部门),必须有一名负责人分工主管该部门的档案工作,并视情况配备一至二名兼职人员,负责本部门档案的收集、整理和移交工作。

第九条 主管档案工作的院领导的职责:

1. 认真贯彻国家关于档案工作的法律、法规,结合本校实际,提出指导性意见;

2. 负责将档案工作纳入学校的发展规划和年度计划,使档案工作与其他工作同步发展;

3. 审批学校有关档案工作的规章制度;

4. 主持全校性档案工作会议,决定档案工作经费和档案馆发展中的重大问题,决定奖惩事项;

5. 动员和督促学校中层干部重视支持档案工作,并监督和检查“三纳入”、“四同步”制度的落实;

6. 创造条件积极支持档案人员参加各类有关会议、业务培训和学术交流。

第十条 学校档案工作委员会的职责与任务是:

1. 贯彻执行国家关于档案工作的法令、政策和规定,领导全校档案工作,制定档案工作规划,并列入学校的发展规划与计划之中;

2. 审定学校档案工作规章制度;

3. 审议学校档案事业发展规划和档案工作计划、总结等;

4. 研究并决定档案工作的重大事宜;

5. 协调档案工作与学校其他工作的相互关系。

第十一条 学校档案部门的基本任务

1. 贯彻执行国家关于档案工作的法令、政策和规定,规划全校档案工作;

2. 制定本校档案工作规章制度,并负责监督、指导和检查执行情况;

3. 负责接收(征集)、整理、分类、鉴定、统计、保管全校的各类档案及有关资料;

4. 开展档案工作的开放和利用工作;

5. 负责编辑档案参考资料,编制检索工具,积极开发档案信息资源;

6. 参加档案信息工作的整体化建设和现代化建设,开展多方面协作,进行档案信息交流;

7. 负责对全校专兼职档案人员的业务培训。

8. 开展档案宣传工作和利用者教育活动;

9. 开展档案学术研究和交流活动;

10. 兼管校(党)史研究等工作,举办珍贵档案陈列;

11. 完成上级部门和学校领导交办的任务。

第十二条 学校档案工作人员必须坚持四项基本原则,认真执行党和国家的方针政策,热爱档案事业,忠于职守,遵纪守法,公正廉洁,严守党和国家秘密,具备档案业务知识和相关科学文化知识,具有一定的现代化管理知识和技能。

第十三条 学校档案工作应充分考虑学校的发展规模,馆藏档案的增加数量,适应现代化管理的需要。

第十四条 学校应有计划地为档案部门配置办公自动化设备,逐步实现计算机管理与档案信息化管理。

第三章 文件材料的归档、移交和接收工作

第十五条 学校分管某一方面工作的领导、各部门分管档案工作的负责人,都应把涉及相应范围的文件材料归档工作列入自己的职责范围,做到每项重要的教学、科研、党政管理等工作,都有完整、准确、系统的文件材料归档保存,并督促有关部门、有关人员认真做好工作。

第十六条 对科研成果、基建工程等进行鉴定、验收时,必须将应归档的文件材料移交档案部门,没有移交完整、准确、系统的文件材料的项目,不予验收,不予上报成果。

第十七条 学校实行文件材料形成部门、课题组立卷的制度,由部门兼职档案人员按《上海体育学院文件材料整理、归档工作的规定》的要求,加以系统整理组卷后向档案馆办理移交手续。档案馆负责业务指导及档案的检查验收。

第十八条 学校文件材料的归档范围:按照《规范》中党群、行政、教学、科研、基本建设、仪器设备、产品生产与科技开发、出版、外事、财会等十大类的归档范围执行;学校在办学过程中,对教学、科研、管理工作作出重大贡献的人物的有关材料、有重要保存价值的实际物品的归档范围,按照《上海体育学院实物档案管理制度》《上海体育学院“人物档案”征集、归档管理制度》执行。

第十九条 各类归档范围的文件材料包括纸质、照(胶)片、录像(录音)带、磁盘、光盘等各种载体形式。

第二十条 归档时间和手续:

1. 党政类和能按年度归档的部门,应在次年六月底前归档。

2. 教学类和能按教学年度归档的文件材料在次年学校寒暑假前归档。

3. 科研、基建等部门应在项目完成后两个月内归档。

4. 每年形成的会计档案,可暂时由会计部门保管2年,2年期满后移交到学校档案馆。

5. 接收、(征集)人物档案,档案馆集中管理,随时接收。

6. 随时接收上级规定应接收的档案。

7. 接收档案必须履行手续,填写移交清册,一式两份,写明案卷标题,卷内文件页数,案卷数量,移交时间,交接双方必须签名盖章。

第二十一条 个人在其从事教学、科研、党政管理等职务活动中形成的各种载体形式的文件材料,必须向本校档案部门移交,集中管理,任何个人不得据为己有。

第二十二条 档案部门注意征集与本校有关的各种档案和资料。

第四章 档案管理

第二十三条 学校档案部门应建立健全岗位责任制,加强档案的管理,按归档范围和有关规定,将各部门应归档的档案和资料等集中于档案部门,并对档案进行分类、编号和排列。进馆库的档案要保证案卷质量。

学校档案的分类方法按照国家教委发布的《分类法》执行。

第二十四条 学校档案部门对保管期限已满的档案、失去保存价值的档案按有关规定进行鉴定,按销毁程序登记,经院领导批准后,予以销毁。销毁档案应指定专人在指定地点销毁,未经鉴定和批准,不得销毁任何档案。

第二十五条 档案馆应有专人负责进行下列统计工作:

1. 档案的收进和移出、全宗和案卷数量、档案的利用等情况进行统计;

2. 按照有关规定,向上级主管部门报送档案工作基本情况统计报表。

第二十六条 档案库房的技术管理工作应建立健全有关规章制度,配置设备,专人负责,做好库房的防盗、防火、防潮、防尘、防虫、防霉、防光、防有害气体等八防工作。

第二十七条 档案部门应研究和改进档案保护技术,对破损和字迹退色的档案及时修复和复制。

第二十八条 学校档案部门应对所存档案和资料的保管情况,每年进行一次检查,遇有特殊情况,应立即向院领导报告,及时处理。

第二十九条 档案信息是学校管理信息的重要组成部分。要进一步提高开发和利用档案信息资源的能力,以实现档案信息资源共享。

第三十条 实行计算机辅助管理档案,加强档案信息系统的基础建设,逐步发展建设档案数据库。

第五章 档案的利用与开放

第三十一条 学校档案馆按照规定向全校和社会开放档案。提供社会利用的档案,按有关规定收取费用。提供利用的复制形式的档案,须加盖档案部门公章或专用章,方具有与档案原件同等效力。

第三十二条 查阅开放档案应遵循有关规定:

1.持合法证明的单位和个人,说明利用档案的目的和范围,均可查阅利用属开放范围的档案,并可摘录和复制。

2.利用者要求复制档案,一般由档案馆负责办理,并按规定实行收费;

3.港澳和台湾同胞、海外华侨要求利用档案,须经有关主管部门介绍;

4.外国组织和个人要求利用档案,应按国家档案局发布的《外国组织和个人利用我国档案试行办法》办理;

5.未经学校授权或上级主管机关批准,任何组织或个人无权公布档案。

第三十三条 学校档案馆应配备专门阅览室,提供档案目录(属开放范围)、全宗指南、档案馆指南等,做好服务利用工作。

第三十四条 馆藏档案不宜开放的:

1. 涉及党和国家机密的;

2. 涉及专利或科技秘密的;

3. 涉及个人隐私的;

4. 档案形成部门规定限制利用的。

第三十五条 对于要求查阅、摘录、复制属未开放的档案,须经档案馆长同意,涉及未公开的科技问题须经科研主管部门负责人同意,必要时要报请校领导审查批准。

第三十六条 学校档案馆必须编制必要的现代化的检索工具。建立档案数据库,馆内局域网,著录标准按国家标准执行。

第三十七条 学校档案馆应积极开展档案的编研工作。出版和公布档案,须经档案形成部门同意,并报请院领导批准。

第三十八条 对于重要的、珍贵的档案和资料,一般不得提供原件使用。如特殊需要,须经档案部门领导批准。

第六章 考核、奖励与处罚

第三十九条 学校档案工作委员会和档案部门应明确职责,建立检查、考核和评估制度,定期对部门和工作人员进行考核,对出色的领导干部和优秀的工作人员给予表彰和奖励。

第四十条 学校对考核优秀者有下列事迹之一的给予表彰奖励:

1. 在档案的收集、整理、保护、利用、编研等方面作出显著成绩的;

2. 在档案现代化管理方面做出显著成绩的;

3. 在档案学术研究方面做出重要贡献的;

4. 向学校捐赠重要的或珍贵的档案和收集珍贵或重要档案的;

5.同违反档案法律、法规的行为作斗争,表现突出的。

第四十一条 有下列行为之一的,应按照《中华人民共和国档案法实施办法》、《上海市档案条例》规定的程序和处理方法予以处罚,并按有关规定建立备案制度。

1. 将公务活动中形成的应归档的文件资料据为己有,拒不归档的;

2. 拒不按规定向档案部门移交应归档档案的;

3. 违反规定擅自扩大或者缩小归档范围的;

4. 不按规定开放档案的;

5. 明知所保存的档案面临危险而不采取措施,造成档案损失的;

6. 疏忽职守,造成档案损失的。

第四十二条 本条例由学校档案工作委员会负责解释。

第四十三条 本办法自公布之日起执行, 1999年6月修订的《上海体育学院档案工作暂行规定》同时废止。

关闭窗口

您好!您是第 个访问本站的人.

版权信息 © 2013上海体育学院   档案馆

电话:51253032 地址:上海市清源环路650号 绿瓦行政大楼129室 邮政编码:200438