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一、毕业生档案转递办法

(一)上海生源毕业生档案转递

1.已落实就业单位的上海生源毕业生,用人单位有档案管理资格的,凭报到证可以直接转递到接收单位。用人单位没有档案管理资格的,凭报到证可以转递至用人单位所委托的人才服务机构或户籍所在地的区就业促进中心。

2.未落实就业单位的上海生源毕业生,档案馆在学生毕业后凭就业指导中心提供的学生户籍信息直接转递到户籍所在地区就业促进中心。档案滞留在校的上海生源毕业生,凭户口本或调档函直接转递到户籍所在地的区就业促进中心。

(二)非上海生源毕业生档案转递

1.已经办理完成上海户籍的非上海生源毕业生,单位有档案接收权限的凭报到证可以将档案转递到用人单位。单位没有档案接收权限的应办理档案委托手续后凭报到证和调档函将档案转递至委托的人才服务机构。

2.没有办理上海户籍的非上海生源毕业生,已经就业且单位有档案接收权限的凭报到证将档案转递至就业单位。已经就业但单位没有档案管理权限的应办理档案委托手续,凭报到证和调档函将档案转递至所委托的人才服务机构。没有就业的凭回原籍报到证直接将档案转递至户籍所在地档案接收单位。

(三)其他情况下的档案转递

1.录取研究生的毕业生,凭录取院校的调档函进行档案转递。

2.缓授学历、学位的档案材料暂时不能转出。如在规定的延长期中获得毕业资格,且档案材料齐全的可转出,如档案材料不齐全,必须将相应材料补齐交档案馆后,方可将档案转出。

3.中途转学的学生,应及时将新学校的名称、地址、邮编及联系电话告知档案馆,以便档案馆在接到教务处转学相关材料后,及时将档案材料转至新的高校。

4.中途退学的学生,在办理退学手续的同时,将“退学决定书”和“在校成绩单”交档案馆并填写“退学学生档案转递申请单”(档案馆网站下载页面下载打印)进行档案转递。

5.考取外校插班生的学生,学生将录取通知书交档案馆后将档案转至新的高校。

6.其他情况下的毕业生档案,根据国家和上海市有关毕业生就业政策办理转递手续。

二、注意事项

(一)毕业生档案通过机要途径、特快专递或专人送达进行转递,严禁个人自带,邮寄单位提供档案转递查询时效为一年,毕业生应及时确认档案到达情况,如未转到应尽早联系档案馆,以免查询时限过期导致档案遗失。

(二)本科生和硕士生档案将于学生毕业后一个月内(约7月31日前)转出,博士生档案待博士学位公示期三个月满后转出。

(三)因档案接收单位可能变化需要暂缓转递的,填写“毕业生档案缓寄申请表”(档案馆网站下载页面下载)交档案馆,档案馆将在缓寄期满后将档案转出。

(六)毕业生档案去向查询可通过点击档案馆主页(网址:http://dag.sus.edu.cn/)“学生档案转递查询”栏目或致电档案馆查询(联系人:刘老师,电话:021-51253032)。

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