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一、文书管理类档案利用查询须知

1、学校工作人员因工作需要,利用查阅已归档的档案材料,本部门兼职档案员可直接查询。

2、学校工作人员因工作需要,利用查询非主管业务部门的非开放档案,需经相关主管部门领导批准,方可查阅。

3、学校工作人员如需借出、摘抄、复制机密及非开放档案时,需经相关部门领导及档案馆负责人批准,涉及重大事宜的档案,需经学校主管领导批准。

4、利用档案应在档案馆内阅览,学校工作人员确因工作需要借出档案时,需办理借出手续,并在规定期限内归还。

二、学籍类档案利用查询须知

1、查本人(含留学生)的学籍档案,需要携带本人的有效证件及毕业证书;如委托他人查档,代查人需携带本人的有效证件、委托人有效证件及毕业证书的复制件。

2、单位需查阅学生个人学籍信息,需出具单位组织、人事部门的介绍信。安全、公安部门查阅有关档案,需经学校相关部门批转。

3、根据学校规定,由学校教学主管部门(教务处、研究生处、继续教育学院)向学生出具学业情况证明文书(含学位证书、学历证书、非学历教育结业证书、学业证明书、学籍证明等)。具体规定,可向相应部门查询。

4、办理人事档案遗缺材料,本馆可提供新生录取表、在校期间形成的成绩单、研究生学位申请书、评审决议书等学籍档案的复制件。办理时请携带相关证件。

5、单位、个人需要核实学历、学位,开展认证工作的,请联系学信网(学历核实)或教育部学位中心(学位核实)核实毕业证书或学位证书。

三、学生档案利用查询须知

1、外单位因工作需要查阅学生档案材料,须持有该单位上级组织人事部门开具并加盖组织人事部门公章的查档介绍信和查档者的身份证和工作证。

2、校内人员因工作需要查阅学生档案材料,须持有单位党总支开具的并加盖党总支公章的查档介绍信和查档者的身份证或工作证。

3、学生不能查阅本人或其他学生的档案材料,学生需要利用本人档案材料出具证明的,须提供本人的有效证件,由档案管理人员根据档案材料出具相关证明。

四、人事档案利用查询须知

1、本院有关部门因工作需要,查阅干部人事档案,干部人事档案管理人员应登记,由查阅人填写查阅理由并签字确认;

2、外借查阅时应先填写《查(借)阅干部人事档案审批表》,注明外借理由,经部门负责人审核、签名、加盖公章,还应征得干部人事档案管理部门负责人同意,档案保管人员登记,并由借档人签字;

3、外单位查阅干部人事档案,应事先联系,征得同意后,凭手续完备的《查(借)阅干部人事档案审批表》前来查阅。

4、本人或家属因特殊需要,凭有效证件提出档案利用申请、办理登记手续,管档人员确定是否提供利用和利用的内容范围,并由管档人员代为查阅。

5、查(借)阅人员必须是中共党员,持有市委组织部统一印制且手续完备的《查阅干部人事档案审批表》,不得凭借“调查证明材料介绍信”和其它联系工作介绍信查阅干部人事档案。

6、任何人不得查(借)阅本人及其直系亲属的干部人事档案。

五、会计档案借阅须知

1、当年会计凭证由核算部负责办理查阅,跨年度的会计凭证,由档案馆负责办理查阅。

2、外单位借阅会计档案时,应持有单位正式介绍信,填写上海体育学院会计档案使用申请表,经计财处领导批准后,由会计兼职档案员代查。

3、单位内部人员借阅会计档案,应填写上海体育学院会计档案使用申请表,经分管领导批准后,办理借阅手续。

4、借阅会计档案人员,不得转借他人,不准在案卷中标画,不得拆散原卷册,更不得抽换。不准删改、圈点或勾画档案内容,不准泄密、失密,做到归还档案完好无损。

5、借阅会计档案人员,不得将会计档案携带出外,特殊情况,须经计财处领导批准。需要复制会计档案的,也应经计财处领导批准后,由档案管理人员负责办理。

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